Néstor Setzes
NOTA No 51: ANALIZAR Y DEFINIR LOS PUESTOS DE TRABAJO
En toda empresa es muy importante definir con claridad cada puesto de trabajo, ya que al hacerlo se evitan conflictos, superposición de tareas, desentendimientos, incumplimientos y otras muchas cuestiones que hacen a la desmejora de la productividad.
Para ello es menester confeccionar el llamado «Manual de Organización», que consiste en una carpeta o bibliorato donde se archivan los datos de cada puesto.
Si bien no existe una única manera de analizar cada puesto, se puede tomar como referencia aquella en la que se divide la descripción en cuatro puntos: Datos básicos, Síntesis del puesto, Funciones y Requerimientos.
Los Datos básicos son aquellos que identifican al puesto. Se encuentran aquí en nombre del puesto, horario, remuneración, a quienes dirige, a quien responde y departamento, entre otros.
La Síntesis de puesto es una breve descripción del puesto en uno o dos renglones.
Las funciones son la enumeración de las tareas que se realizan o están bajo responsabilidad del puesto.
Los Requerimientos son las características necesarias de la persona que debe ocupar el puesto. Se detallan aquí generalmente edad, sexo, estudios, capacidades, características personales y/o físicas si hiciera falta.
Es importante no confundir los requerimientos del puesto propiamente dichos con la «discriminación» mal entendida, ya que ésta última constituye un delito. Lo cierto es que cada puesto requiere de características específicas de la persona que lo ocupe, y ello si es válido.
Resulta muy útil e interesante analizar el puesto y sus requerimientos de manera objetiva y luego compararlos con la realidad. Un análisis de este tipo a veces lleva a rotar algunos puestos y personas, adecuando las capacidades y características individuales de cada persona de la organización, con los requerimientos de cada puesto.
En las grades empresas es el área de Recursos Humanos la responsable de este tipo de trabajo. En las PyMEs puede ser una tarea gerencial o delegada en algún profesional externo, ya que el secreto del éxito en este tipo de estudios pasa por la «objetividad».
Cuando existe discordancia entre el puesto y la persona que lo ocupa, seguramente ello deriva en estrés de la persona a la vez que bajo rendimiento del puesto. Lo curioso es que ésto se da tanto cuando el puesto está por encima de las capacidades de la persona como cuando sucede lo contrario.
Es un error muy frecuente en PyMEs tomar personal que tiene capacidades muy por encima del puesto a ocupar, situación que deriva en bajo rendimiento, estrés, alta rotación y mayores costos. A modo de ejemplo, si se necesitara hacer pozos se debiera contratar a alguien cuyas expectativas se orienten hacia esa labor y no tomar a un ingeniero para que lo haga mal, a destiempo, a desgano, que se sienta frustrado y que se vaya en cuanto pueda.
Otro aspecto a tener en cuenta es que cuando se realiza el manual de organización, la información de cada puesto cambia de propiedad, dejando de ser de cada persona y pasando a ser de la empresa. Esto facilita el reemplazo de cada empleado, ya que el nuevo integrante cuenta con información por escrito, disminuyendo así drásticamente el tiempo necesario en la capacitación inicial (mejora de la curva de experiencia).
En definitiva, analizar los puestos y su cobertura ayudará a reacomodar puestos en función de capacidades individuales, y con ello respetar aquel viejo principio de Taylor que proponía «logar un mayor beneficio para la empresa, a la vez que un mayor beneficio para cada uno de sus integrantes».
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