LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

En toda organización se imparten directivas, se informan novedades, se controlan indicadores, etc……¿cuál es el método de comunicación mas adecuado para cada caso?….¿será el mismo para todos?

Habitualmente en las PyMEs la “comunicación oral” (telefónica o persona a persona) prevalece muy por sobre la “comunicación escrita”, lo que trae aparejados algunos problemas y desinteligencias que indefectiblemente merman las posibilidades competitivas de la empresa.

Para explicar el problema, primero seria interesante describir técnicamente un proceso de comunicación mediante la siguiente gráfica:

Lo que se puede sintetizar de la siguiente manera:

Un Emisor quiere comunicar algo a un Receptor, para lo cual ordena sus ideas en el cerebro de alguna manera lógica y busca para comunicarlo un determinado Código (idioma, gráfico, cuadro, etc.).

Una vez formado el Mensaje (oral o escrito), es transmitido por un determinado Canal ( aire, fax, telefono, internet, radio, etc.), con lo que es recibido por el Receptor, quien lo decodifica y lo comprende según su propia intelectualidad, conocimiento del código utilizado, y emociones.

Ahora bien, si lo analizamos técnicamente veremos que los dos tipos de mensaje tradicionales transmitidos habitualmente (oral y escrito) tienen ventajas y desventajas.  Será menester entonces que para cada mensaje que circule por la empresa y su propio nivel de importancia y necesidad, habrá que pensar que tipo de código y canal es el mas adecuado según sea el caso.

Analicemos  las ventajas y desventajas de los dos principales tipos de mensaje utilizados en la PyME:

De lo cual se puede concluir en que las comunicaciones orales son convenientes en caso de:

  • Decisiones rápidas
  • Decisiones no programadas
  • Cuestiones ordinarias o rutinarias
  • Toda vez que se necesite rapidez y agilidad para el cumplimiento de una orden o tarea.

Mientras que las comunicaciones escritas son imprescindibles para:

  • Movimientos de dinero entrante y saliente de la organización
  • Movimientos de dinero interno
  • Descripción de jerarquías y puestos para todos los miembros de la organización (organigrama)
  • Descripción de funciones para todos los miembros de la organización (tareas)
  • Notas de pedido
  • Facturas
  • Presupuestos
  • Control e historial de recursos humanos
  • Información contable impositiva
  • Compras y cotizaciones con proveedores.
  • Cuentas corrientes e historiales con clientes.
  • Stock y faltantes de materias primas e insumos y/o mercaderías de reventa
  • Hojas de ruta de quienes hacen tareas externas
  • Descripción de servicios realizados que impliquen algún movimiento de dinero.
  • Apuntes de secretaría general.

Sin duda que una buena elección del tipo de mensaje primero, y del canal a utilizar después, para cada comunicación que circule por la empresa,  será una estrategia competitiva muy importante a la hora de bajar costos y ganar en efectividad operativa, lo que constituye una necesidad y no un lujo en el día a día de cada PyME.

Nestor Setzes

SICFIE
Asesoramiento y Control PyME

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