LAS COMPRAS EN LA PYME

Se dice en Administración que cada organización tiene “unidades funcionales” o “áreas” dentro de sí que la hacen funcionar.  Esto sucede independientemente de la cantidad de personas que trabajen en ella, ya que toda empresa seguramente  atiende a sus clientes (área de ventas), atiende a sus proveedores (área de compras), si fabrica produce algo (área de producción), lleva sus papeles e información (área de administración operativa), maneja su dinero entrante y saliente (área de finanzas) y controla su personal (área de recursos humanos)  .  A veces estas seis funciones básicas y universales son cumplidas todas por una sola persona (microempresas unipersonales) o están subdivididas en diversos departamentos como en las grandes empresas.

Ahora bien, en el caso especifico de las PyMEs, las compras son generalmente manejadas por la autoridad máxima de la empresa, sea éste su propietario y/o director, ya que de las antes mencionadas, el área de compras está entre las ultimas en ser delegadas.

En el mundo del Marketing, se estudia un aspecto importantísimo de esa ciencia que es el “comportamiento del consumidor”, es decir, como actúa un comprador según sus características.   Sin entrar muy extensamente en  esta cuestión tan vasta en cuanto a información, se puede destacar que existen básicamente dos tipos de compradores:  el comprador consumidor y el comprador institucional.

El primero (nosotros mismos frente a la góndola del supermercado) se maneja mas por emociones y pasiones, es decir, de manera menos racional, por lo cual es atraído por gustos personales, impulsos, colores, formas, envases, presentaciones, practicidad, etc.; mientras que el segundo (quien esta comprando en una oficina para una empresa) se maneja mas por razones y conveniencias, es decir, de manera mas racional, por lo cual define sus actos analizando mas detenidamente no solamente precios, sino también calidades, posibilidades, estrategias de largo plazo, etc. , lo que obliga a dejar de lado gustos personales y priorizar la conveniencia para la empresa.

¿Cuál de estos dos comportamientos es necesario para comprar para una PyME? ……sin duda que el segundo. 

Un problema habitual en la PyME es que muchas veces el comprador actúa con un comportamiento mas parecido al del consumidor que al del comprador institucional, y esto trae como consecuencia una merma importante en la productividad y en la competitividad.   Cuantas veces se descarta una compra porque “el vendedor no me agrada” o porque “la empresa una vez me hizo una y ahora no le compro mas”, etc. , y cuantas veces se cae en el facilismo de elegir un proveedor por la buena relación con su viajante, incluso hasta dejando de analizar las posibilidades que ofrecen sus competidores.

La pregunta es: ¿existen métodos o herramientas administrativas para comprar mejor? ………..y la respuesta es: sí.   A la hora de comprar y desde la práctica cotidiana de la asesoría PyME, se pueden mencionar los siguientes consejos:

  • Darle la importancia que requiere:  asignando los tiempos que sean necesarios tanto dentro como fuera del negocio para la tarea de comprar, ya que es una de las estratégicas de la empresa, y además la que mas contribuciones marginales puede aportar al hacerla bien.  Se dice que la verdadera ganancia no viene de las ventas sino de las compras.
  • Diversificar: ampliando la cantidad de proveedores a por lo menos tres por cada rubro estratégico de alto y mediano movimiento, manteniendo la relación comercial (aunque sea mínima) con todos ellos. No caer nunca en el error de concentrar todas las compras en un solo proveedor, ya que en esa negociación será él,  el que esté en posición de poder.
  • Hacer competir a los proveedores:  obligándose a comparar por lo menos a dos ofertas similares de otros proveedores antes de cerrar la operación. Este sistema se denomina “concurso de precios”.
  • Dejar de lado apreciaciones personales: concentrándose exclusivamente en lo que le conviene a la empresa en cada operación, independientemente de cuestiones afectivas respecto del viajante y/o con la empresa proveedora.
  • Exigir siempre nota de pedido: donde consten todas las condiciones acordadas (articulo, características, precio, forma y plazo de pago, plazo de entrega, flete a cargo de quien, datos del vendedor y del comprador, fecha y observaciones si fuera necesario).  Si el  vendedor no trae consigo formularios, tener los propios.   Las grandes empresas cuando compran ni siquiera tienen en cuenta los formularios de los vendedores y se manejan con los suyos propios, haciéndoles firmar el original al  vendedor.
  • Registrar adecuadamente a los proveedores: armando una ficha por cada proveedor, que contenga datos básicos como nombre de la empresa, cuit, comprobante del mismo, teléfonos, fax, e-mail, nombre y teléfono del vendedor, y un espacio para las condiciones habituales que se manejan con ese proveedor.
  • Mantener registros de todas las operaciones: en cuanto a notas de pedidos, listas de precios y datos del proveedor, cosa de poder cotizar rápida y fácilmente contando para ello con toda la información necesaria de manera accesible y clara.
  • Controlar minuciosamente las entregas: verificando que lo ingresado coincida con lo pactado a través de un control físico de los bienes (conteo, verificación de la calidad, y que las cantidades coincidan con lo facturado), y administrativo (de las facturas con la nota de pedido y las listas de precios).
  • Controlar el stock: contando con información valida de las existencias. Se deben asignar cantidades mínimas y máximas para cada articulo, ya que cuando el stock de un articulo baja del mínimo asignado se corre riesgo de faltante, mientras que cuando excede el máximo asignado se corre riesgo de perdidas por improductividad.
  • Escuchar mucho y hablar poco: tomando mas información de la que se da.
  • No decidir en el momento: y tomarse el tiempo necesario para que las emociones se dispersen y la razón ocupe el centro de la escena en la decisión.
  • Analizar permanentemente el mercado proveedor: estando abiertos a la posibilidad de nuevos proveedores que reemplacen a los anteriores.
  • Equilibrio en la relación: sin perder de vista que uno está haciendo negocios y no amigos o enemigos.  Para esto es necesario mantener un equilibrio en la relación con el viajante y con el empresario proveedor, a partir de cierta distancia y a la vez mucha amabilidad y cordialidad en un marco de respeto absoluto de ambas partes.

Si se logra una política y un método de compras adecuado, la empresa ganará más dinero, pero lo que es más importante crecerá en su  competitividad, lo que será la única garantía de sobrevivencia y éxito a largo plazo.

Nestor Setzes

SICFIE
Asesoramiento y Control PyME

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