NOTA No 41: EL PLAN DE REEMPLAZOS
Un aspecto muy importante para el normal desenvolvimiento de cualquier organización, y muy pocas veces tenido en cuenta en las PyMEs es el llamado “Plan de reemplazos”.
Se trata simplemente de tener identificadas dentro de la empresa a aquellas personas que pueden desempeñar las tareas de otro puesto, en pos de servir de reemplazo.
Esto puede darse para períodos breves, como en el caso de emergencia, enfermedad o vacaciones de quien debe ser reemplazado, o en forma permanente en el caso de que, por desvinculación, debe cubrirse esa vacante en forma inmediata.
Para implementar un plan de reemplazos se deben seguir los siguientes pasos:
- Identificar los puestos a reemplazar
- Identificar a las personas adecuadas
- Capacitar a las personas elegidas
- Armar el organigrama paralelo
Identificar los puestos a reemplazar implica tener en claro cuales puestos sería muy costoso no cubrirlos inmediatamente en caso de vacante. Se trata generalmente de los “puestos clave”, aunque también puede armarse un plan de reemplazos integral en el que sean considerados todos los puestos de la empresa.
De darse esto último, lo conveniente sería otorgar distintos niveles de importancia según el nivel de responsabilidad o valor de cada puesto, ya que no tiene el mismo impacto el reemplazo de un gerente, que el de un operario no especializado. Se recomienda aquí utilizar 3 niveles de importancia (A B y C) y clasificar así cada uno de los puestos actuales de la empresa según su generación de valor, su ubicación estratégica en la producción de la empresa, y la escasez de mano de obra especializada que haya en el mercado laboral.
Identificar a las personas adecuadas es analizar entre el personal disponible quienes y por qué serían los que asciendan o cambien para ocupar la vacante.
Lo conveniente es elegir una persona para cada puesto en base a la concordancia entre los requerimientos del puesto y las características personales del individuo.
El proceso es una especie de “reclutamiento interno” pero hecho solo en forma teórica y por adelantado, en función de prever el reemplazo.
Puede darse también que el reemplazante sea alguien externo a la organización, aunque este caso es muy poco habitual y generalmente se da cuando se puede contar con algún familiar directo o allegado que desempeña otra actividad temporalmente prescindible (como por ejemplo si estudia).
Capacitar a las personas elegidas, no es mas que prepararlas para que en caso de darse el reemplazo, funcionen con el máximo rendimiento posible en el menor tiempo.
Esto exige de un aprendizaje del puesto y sus secretos, por lo que se necesita de la colaboración de quien ocupa actualmente ese puesto a reemplazar, ya que será el mejor “capacitador” o “coach”.
Lo anterior implica ser claros en la comunicación y el compromiso de todos los miembros de la organización en el “Plan de reemplazos”, y también del compromiso y el convencimiento de la gerencia para poder invertir las horas-hombre necesarias en dicha capacitación.
Armar el organigrama paralelo es confeccionar el diagrama de puestos de trabajo pero con los reemplazos identificados para cada puesto.
Un adecuado Plan de reemplazos suele ahorrar muchos dolores de cabeza y dinero, y si se tiene en cuenta que se trata de una herramienta administrativa de “costo cero”, se puede concluir en que ninguna organización debiera dejar de tenerlo……….. y como aquí se demuestra, armarlo es solo cuestión de proponerseló.
Néstor Setzes
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