Delegar es uno de los desafíos “obligados”
en todo proceso de crecimiento empresario.
Se trata de la asignación de tareas a otras personas,
generalmente empleados, que hasta ese momento eran realizadas
por quien delega.
No se debe confundir “delegar” con “descentralizar”,
ya que esto último es “dar poder de decisión”,
siendo que a veces la descentralización de decisiones
acompaña a la delegación de tareas y a veces
no.
Delegar adecuadamente no es tarea sencilla,
ya que primero hay que vencer las propias resistencias de
quien va a delegar superando planteos como por ejemplo: “nadie
lo hará como yo”(lo que definitivamente es un
mito) u otros similares.
Para que un proceso de delegación sea
exitoso se necesita cumplir con una secuencia de cuatro pasos:
1- Definir la tarea a delegar
2- Elegir la persona en quien delegar
3- Capacitar
4- Controlar
Definir la tarea a delegar es tan sencillo como
fundamental, pero a la vez poco frecuente. Se trata de analizar
la tarea y el puesto de trabajo que la contiene.
Esto implica plantear objetivos a cumplir respecto de la tarea,
junto con los requerimientos de la persona que la realice,
sea por capacidades técnicas necesarias como por otras
características personales como educación, trato
interpersonal, liderazgo, etc.
Elegir la persona en quien delegar implica pensar
adecuadamente quien y por que puede obtener el mejor rendimiento
para la organización cumpliendo esta tarea. Tiene que
ver con poner la persona adecuada a los requerimientos analizados
anteriormente.
Nada peor en un proceso de este tipo que elegir mal a la persona,
ya que dicha situación derivará seguramente
en una situación de estrés, riesgo de la relación
laboral, perdidas de productividad, etc.
Capacitar no es mas que preparar a esa persona
enseñándole los secretos de la tarea.
Generalmente es un paso que se realiza deficientemente. Cuando
esto sucede los tiempos de aprendizaje son mayores y las pérdidas
que producen los errores cometidos también.
La capacitación, de ser posible, debe estar a cargo
de quien realizó la tarea hasta ese momento, ya que
es la persona que tiene el “timing” justo de la
misma.
Cuando el que delega es el dueño o gerente, es importante
tomar conciencia de que se debe dedicar el tiempo necesario
para capacitar al empleado, lo que generalmente no se hace
y termina siendo mucho mas costoso.
Controlar es verificar que la tarea delegada
se realiza adecuadamente. Se trata de un proceso continuo
y permanente, ya que dejar de controlar deriva indefectiblemente
en bajas de productividad.
Cuando la tarea delegada es estratégica o “sensible”
a la operatoria del negocio, como por ejemplo manejo del dinero,
deben establecerse metodologías bien específicas
de control, planeando frecuencias, objetivos y técnicas
a tal fin.
En definitiva, no se puede crecer sin delegar, y hacerlo no
es simple, ya sea por resistencias propias como por limitaciones
del entono.
Será entonces de vital importancia analizar cada proceso
de delegación en la empresa, en pos de no cometer errores
que siempre significan dinero y energías desperdiciadas.
Si lo anterior se realiza adecuadamente se obtendrá
sin dudas un crecimiento de la organización menos problemático,
a la vez que una empresa mas competitiva
Nestor F. Setzes
